Archiv – Wie E-Mails vorschriftsmäßig archivieren

Wie Sie E-Mails vorschriftsmäßig archivieren

 

Archiv-E-Mails vorschriftmäßig archivierenDer Gesetzgeber schreibt seit 1.1.2007 vor, dass digitale Dokumente, also E-Mails, Rechnungen
vorschriftsmäßig archiviert werden müssen.
Das bedeutet, daß per E-Mail eingegange Rechnungen auch digital archiviert werden müssen. Die Aufbewahrungsfrist für E-Mails ist den Papierdokumenten und deren Aufbewahrungsfrist gleichgesetzt.

Das bedeutet, daß sämtliche geschäftlichen E-Mails und sämtliche geschäftlichen Rechnungen wie Papierdokumente archiviert werden müssen und zwar über die gesamte Zeit von zehn beziehungsweise sechs Jahren.

Als Faustregel für Aufbewahrungsfristen kann man sagen:

  • 10 Jahre aufbewahren – Daten mit Grundbuch- oder Kontenfunktion
  •   6 Jahre aufbewahren – Daten mit Belegfunktion

Hier finden Sie eine alphabetische Checkliste mit Aufbewahrungsfristen – klick

Vielen Unternehmern von Handel, Handwerk, Gewerbe sind diese Regeln nicht bekannt. Unkenntnis schützt aber nicht vor Konsequenzen. Dazu kommt, dass die Finanzbehörde zurzeit noch regional unterschiedlich bis überhaupt nicht prüft, ob Sie der geltenden Archivierungspflicht nachkommen. Also ist das eine tickende Zeitbombe! Es gibt Übergangsfristen, doch die gelten nicht ewig. Ich empfehle, die Zeit zu nutzen um in aller Ruhe eine digitale Archivierung einzurichten.

Die elektronische Archivierung ist Pflicht. Die Vorschriften kann man nicht umgehen, indem man alles ausdruckt und als Papierdokument ablegt.

Wer ist verantwortlich für die Archivierung?

Die Geschäftsführung eines Unternehmens ist verantwortlich dafür, dass die rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails ordnungsgemäß umgesetzt werden.

Wird diese Pflicht verletzt, drohen sogar Freiheitsstrafen.

Wie archivieren Sie E-Mails revisionssicher?

 

E-Mails und die dazugehörenden Dateianhänge müssen vollständig und manipulationssicher aufbewahrt werden und sie müssen jederzeit verfügbar sein.

Die Daten müssen außerdem maschinell auszuwerten sein. Es genügt nicht, eine Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier anzufertigen.

Hier ist ein Auszug von Merksätzen des Verbandes Organisations- und Informationssysteme e.V. zur revisionssicheren Archivierung:

  • Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
  • Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  • Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
  • Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
  • Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
  • Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
  • Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
  • Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
  • Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem Sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
  • Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

Quelle: Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung Seite 3 von 5

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