Archiv – Wie Sie Akten zeitsparend archivieren

Wie Sie Akten zeitsparend archivieren

Nun ist es wieder soweit, die Aktenordner des abgelaufenen Jahres müssen den neuen Papier-Dokumenten Platz machen. Alles soll gleich am richtigen Ort aufbewahrt werden. Diese Arbeitsweise verhindert Papierstapel. Wenn klar ist, wo welches Dokument aufbewahrt wird, kann alles richtig einsortiert werden.

Geschäftliche E-Mails archivieren

Das, was ich hier für Papier-Dokumente sage, gilt gleichermaßen für alle geschäftlichen E-Mails. Für geschäftliche E-Mails gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für herkömmliche Papierdokumente.

Besonderheit bei der Aufbewahrungsdauer

Bei der Aufbewahrungsdauer muss zusätzlich berücksichtigt werden, in welchem Jahr die Steuererklärung abgegeben wurde. Das bedeutet, wenn für ein Wirtschaftsjahr die Steuererklärung nicht im folgenden Jahr abgegeben wird, sondern erst im darauffolgenden Jahr, dann verlängert sich die Aufbewahrungszeit um ein Jahr.

Sicherheitshalber sollten Sie Ihren Steuerberater fragen, welche Jahrgänge Sie ab wann entsorgen dürfen.

Hier finden Sie eine alphabetische Checkliste mit Aufbewahrungsfristen – klick

Unser Archiv quillt über – was tun?

  1. Sie mieten neue Räume – Kostenintensiv, erhöht Raumkosten
  2. Sie bauen an – die teuerste Lösung oder
  3. Sie entrümpeln und ordnen gleichzeitig alles neu.
    Für Sie die günstigste Variante.

Akten archivieren im Archiv

 

Wenn Sie Ihr Archiv übersichtlich und geschickt aufbauen, gibt es keinen  „Archiv-Horror“, weil Sie immer schnell finden werden was Sie brauchen.

 

 

Wie soll das bloß gehen? Das ist doch alles leichter gesagt wie getan.

Ganz richtig, gehen Sie systemarisch vor. Trennen Sie die großen Aufbewahrungsgruppen nach Jahreszahl. Bei diesen Gruppen handelt es sich um:

Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht

10 Jahre Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres,
in dem das Schriftgut entstanden ist.

Beispiel:
Eine Rechnung vom 25. Mai 2016 muss ab 01.01.2017
zehn Jahre, also bis 31.12.2027 aufbewahrt werden.

Ab 01.01.2017 kann entsorgt werden,
was bis 31.12.2006 oder früher aufgestellt wurde.

6 Jahre Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres,
in dem das Schriftgut entstanden ist.

Beispiel:
Ein Geschäftsbrief vom 28. Mai 2016 muss ab 01.01.2017
sechs Jahre, also bis 31.12.2023 aufbewahrt werden.

Wie behandeln wir Projektakten?

Es gibt Projektakten mit gemischten Unterlagen, also mit Unterlagen von
10- und 6-jährige Aufbewahrungsfrist.

Ich empfehle, die Projektunterlagen entsprechend der längsten Aufbewahrungsfrist, also 10 Jahre aufzubewahren.

Unterlagen mit langfristiger Bedeutung für das Unternehmen

Das können zum Beispiel sein:

  • Verträge
  • Patente
  • Rechtsverhältnisse
  • Muster
  • Arbeits- oder Beweismittel
  • Gedächtnisstütze z.B. bei gerichtlicher Auseinandersetzung

Diese Spezialunterlagen werden sicher länger als 10 Jahre im Archiv verweilen. Diese Akten sollten deutlich getrennt von den alltäglichen Geschäftsvorgängen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht aufbewahrt werden.

Welche Vorteile bringt uns das getrennte Aufbewahren?

Wir bilden Gruppen, entsprechend der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen

10 Jahre Aufbewahrung

 6 Jahre Aufbewahrung

längerfristsige Aufbewahrung

und sortieren innerhalb der Gruppen nach Jahrgängen.

So lässt sich ganz einfach ein rollierendes System aufbauen. Das spart erheblich Platz und Zeit.
Sie behalten immer die Übersicht. Sollten Sie während des Jahres auf alte Vorgänge zurückgreifen müssen, finden Sie die benötigten Unterlagen in kürzester Zeit. Sie brauchen nur die entsprechende Gruppe und den Jahrgang.

Sie haben Fragen? Gerne antworte ich Ihnen telefonisch 07575/3198 oder
per E-Mail an info@sofortordnungimbuero.de

 

 

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