Automatisiert besser, schneller und mobiler arbeiten

Wie Sie erfolgreicher und effizienter werden

Sie wollen mit ihrem Unternehmen erfolgreicher und effizienter werden. Sie überlegen, wie sie Verwaltungskosten senken und den Kundenservice verbessern können. Wie können Sie den  Cashflow steigern, und die Geschäftsbeziehungen verbessern? Sie suchen nach einer Möglichkeit, die Verwaltung aller Dokumente so zu automatisieren, damit möglichst alle Geschäftsprozesse schneller, mobiler und zuverlässiger ablaufen.

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Dokumenten-Management-SystemDas geht leichter als sie denken. Mit einem „Dokumenten Management System“ kurz „DMS“ genannt lässt ich der Service für ihre Kunden, Partner und Mitarbeiter spürbar verbessern und Sie sparen dabei eine Menge Zeit und Geld.

Wie sieht ein Workflow mit „DMS“ in der Praxis aus?

Jeder Geschäftsvorfall erzeugt mehrere Arbeitsschritte und damit verbundene Dokumente in unterschiedlicher Form. Beim Verkauf eines Produktes entstehen etwa 5 unterschiedliche Dokumente, zum Teil in Papierform und digital als E-Mail.

  1. Anfrage
  2. Angebot
  3. Rückfragen zum Angebot
  4. Bestellung
  5. Rechnung

Diese Dokumente sind an unterschiedlichen Stellen abgelegt.

  1. Das aktuelle Angebot könnte auf dem lokalen Rechner oder einem Server abgelegt sein.
  2. Die E-Mail-Korrespondenz ist auf dem Exchange-Server gespeichert.
  3. Die Bestellung liegt als Papierdokument in einem Aktenordner.
  4. Die Rechnung ist im Buchhaltungsprogramm gespeichert.

Sie erhalten telefonisch von einen Kunden eine Rückfrage. Jetzt müssen Sie die entsprechenden Dokumente zusammensuchen und auf Aktualität prüfen. Können Sie ein Papierdokument gerade nicht bearbeiten, verzögert sich der Workflow. Ihr Unternehmen kann nicht schnell genug auf so eine Situation zu reagieren. Die Beziehung zum Kunden kann sich verschlechtern.

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In diesem Video sehren Sie mehr zu Dokumentenmanagement

Die Vorteile eines DMS für diesen Workflow

Ein „DMS“ verwaltet alle Dokumente, die täglich anfallen. Die Dokumente lassen sich automatisch richtig geordnet in einem zentralen Archiv ablegent. Jeder berechtigte Mitarbeiter hat von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff auf die benötigten Dokumente.

Durch eine Volltextsuche, oder Suche über vordefinierte Indexbegriffe haben sie innerhalb von Sekunden den gesamten, benötigten Vorgang im Überblick. Per Mausklick lässt sich jedes benötigte Dokument öffnen. Sie können sekundenschnell auf Anfragen reagieren. Das spart Zeit, und ihre Kunden und Partner werden zufrieden sein.

Ein „DMS“ leistet noch viel mehr! Es hilft ihnen, ihre internen Workflows zu optimieren.

Nutzen Sie ein persönliches Telefongespräch und erfahren Sie in 30 bis 45 Minuten, wie Sie gut organisiert mit einem “DMS” wertvolle Zeit gewinnen können.

Schneller stellen Sie um mit einem Firmen-Inhouse-Training – individuell an Ihre firmenspezifischen Anforderungen angepasst.

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Wie gelangen alle Dokumente in das zentrale Archiv?

Das digitalisieren der Dokumente ist abhängig vom Dateityp.

  1. Papierdokumente wie Rechnungen, Briefe, ältere Dokumente werden eingescannt. Jedes Dokument erhält nach dem scannen einen Suchbegriff zugeteilt.
  2. In digitaler Form vorliegende Dokumente wie PDF-Dateien werden einfach per drag & drop ins Archiv gezogen.
  3. E-Mails lassen sich direkt aus dem E-Mail-Programm automatisch ins Archiv verschieben.

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