Automatisiert besser, schneller und mobiler arbeiten

Wie Sie erfolgreicher und effizienter werden

Sie wollen mit ihrem Unternehmen erfolgreicher und effizienter werden. Sie überlegen, wie sie Verwaltungskosten senken und den Kundenservice verbessern können. Wie lässt sich der Cashflow steigern, und wie können die Geschäftsbeziehungen verbessert werden? Sie suchen nach einer Möglichkeit, die Verwaltung aller Dokumente so zu automatisieren, damit möglichst alle Geschäftsprozesse schneller, mobiler und zuverlässiger ablaufen.

Dokumenten-Management-SystemDas geht leichter als sie denken. Mit einem „Dokumenten Management System“ kurz „DMS“ genannt lässt ich der Service für ihre Kunden, Partner und Mitarbeiter spürbar verbessern und Sie sparen dabei eine Menge Zeit und Geld.

Wie sieht ein Workflow mit „DMS“ in der Praxis aus?

Jeder Geschäftsvorfall erzeugt mehrere Arbeitsschritte und damit verbundene Dokumente in unterschiedlicher Form. Nehmen wir zum Beispiel den Verkauf eines Produktes. Für diesen Vorgang entstehen wenigstens 5 unterschiedliche Dokumente, zum Teil in Papierform und digital als E-Mail.

  1. Anfrage
  2. Angebot
  3. Rückfragen zum Angebot
  4. Bestellung
  5. Rechnung

Diese Dokumente sind an unterschiedlichen Stellen abgelegt.

  1. Das aktuelle Angebot könnte auf dem lokalen Rechner oder einem Server abgelegt sein.
  2. Die E-Mail-Korrespondenz ist auf dem Exchange-Server gespeichert.
  3. Die Bestellung liegt als Papierdokument in einem Aktenordner.
  4. Die Rechnung ist im Buchhaltungsprogramm gespeichert.

Kommt es telefonisch durch einen Kunden zu Rückfragen, müssen all diese Dokumente von den unterschiedlichen Ablageorten zusammengesucht und auf Aktualität geprüft werden. Liegt ein Papierdokument bei einem Mitarbeiter, der gerade nicht da ist, steht der ganze Vorgang still. Ihr Unternehmen ist also nicht in der Lage, schnell genug auf so eine Situation zu reagieren. Die Folge daraus ist, dass sich die Beziehung zum Kunden verschlechtert.

In diesem Video sehren Sie mehr zu Dokumentenmanagement

Die Vorteile eines DMS für diesen Workflow

Ein „DMS“ verwaltet alle Dokumente, die täglich anfallen. Die Dokumente werden automatisch richtig geordnet in einem zentralen Archiv abgelegt. Jeder berechtigte Mitarbeiter hat von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff auf die benötigten Dokumente.

Durch eine Volltextsuche, oder Suche über vordefinierte Indexbegriffe haben sie innerhalb von Sekunden den gesamten, benötigten Vorgang im Überblick. In einer Liste werden ihnen alle Dokumente angezeigt. Per Mausklick lässt sich das benötigte Dokument öffnen.  Dabei ist es egal, ob es sich um ein Papierdokument, eine E-Mail, Word-Datei, Fax oder sogar Bild- oder Video Datei handelt. Sie können sekundenschnell auf Anfragen reagieren. Das spart Zeit, und ihre Kunden und Partner werden zufrieden sein.

Ein „DMS“ leistet aber noch viel mehr. Es hilf ihnen, ihre internen Workflows zu optimieren.

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Wie gelangen alle Dokumente in das zentrale Archiv?

Das digitalisieren der Dokumente ist abhängig vom Dateityp.

  1. Papierdokumente wie Rechnungen, Briefe, ältere Dokumente werden eingescannt. Jedes Dokument erhält nach dem scannen einen Suchbegriff zugeteilt. Oft können diese Schlagwörter auch automatisch während des Scanvorgangs mit ausgelesen werden.
  2. In digitaler Form vorliegende Dokumente wie PDF-Dateien werden einfach per drag & drop ins Archiv gezogen.
  3. E-Mails lassen sich direkt aus dem E-Mail-Programm automatisch ins Archiv verschieben und mit den nötigen Indexbegriffen wie Absender, Empfänger und Betreff versehen.

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