So erledigen Sie E-Mails mit Text-Vorlagen

Wie Sie mit Text-Vorlagen Zeit gewinnen

Vor einigen Tagen besuchte mich meine Freundin Tanja. Sie ist Sachbearbeiterin
in einer Firma mit 15 Büroangestellten.Tanja machte auf mich einen unzufriedenen,
gestressten Eindruck. Noch bevor ich mich erkundigen konnte wie es ihr geht,
platzte sie heraus:

Kennst du das…?

Wie findest du das oder besser gesagt, wie bekannt kommt dir das vor? Ich öffne
morgens mein E-Mail-Postfach mit so etwa 10 neuen E-Mails. Sechs oder sieben
Mails davon soll ich selbst beantworten, weil das eben Routine ist. Niemand sagt
mir aber, wie ich solche Routineantworten formulieren soll.

Die restlichen Mails muss ich nur zur Kenntnis nehmen und entsprechend in
Ordner verschieben.

Wie wurde früher die Post erledigt?

Erinnerst du dich noch, wie wir früher, vor dem E-Mail-Zeitalter die Post erledigten?
Die Eingangspost bekam der Chef und die Abteilungsleiterin auf den Schreibtisch.
Unser Chef bearbeitete die Briefe und diktierte direkt die Antwortbriefe. Entsprechend
dem Diktat erledigten wir die Tagespost.

Wie wird heute die Post erledigt?

Heute bekommen wir hauptsächlich E-Mails. Die echten Briefe auf Papier gibt es immer
seltener. Die E-Mails gehen jetzt direkt in die Postfächer dere einzelnen Mitarbeiter.

Der Chef überlässt den Mitarbeitern die Beantwortung einfacher Routine-E-Mails, wie Terminbestätigungen, Terminanfragen usw. Woher sollen wir Mitarbeiter nun wissen,
wie der Chef diese E-Mail-Texte formuliert haben möchte. Das muss doch Reibereien geben.

Die Mitarbeiter schreiben und beantworten E-Mails intuitiv, nach augenblicklichem Befinden,
mal mehr oder weniger freundlich. Jede formuliert anders. Unter Zeitdruck kommt es zu Rechtschreib- und Grammatikfehler und unzulänglicher Interpunktion. Das wirkt nach
außen nicht gut.

Mein Vorschlag zur Lösung des Problems

Ich kann Tanja sehr gut verstehen. In dieser Situation würde ich mich auch nicht wohlfühlen. Deshalb mache ich Tanja folgenden Vorschlag:

  • Sämtliche möglichen E-Mails sichten
  • wo nötig, neu formulieren und
  • die neuen Texte vom Chef prüfen lassen

 

 

Diesen Vorschlag soll Tanja ihrem Chef unterbreiten. Aus diesen neuen Texte werden
Standard-Texte für E-Mails gemacht. Diese Texte speichern wir als Vorlagen in einem
speziellen System, einem Vorlagenmanager.

Vorlagenmanager für Standard-E-Mails

Um nach aussen ein einheitliches Erscheinungsbild abzugeben, dürfen die einmal erfassten
Texte später nicht verändert werden.

Ich werde die Texte in ein vorbereitetes System eingeben. Für jede Standard-E-Mail
erstelle ich eine eigene Vorlage. Die Vorlage besteht aus

  1. einem Textteil das unverändert bleibt und
  2. speziellen Feldern, die ganz bestimmte Eingaben erlauben.

Es gibt Felder, in denen nur Datumsangaben oder Zeitangaben akzeptiert werden.
Es gibt weitere Felder, in die nur Texte eingegeben oder aus einer Liste ausgewählt
werden können.

Alles, was kein Spezialfeld ist, kann von den Anwenderinnen nicht verändert werden.
So ist immer eine gleichbleibende Formulierung garantiert.

Sind alle Felder ausgefüllt, klicken wir auf den Button „E-Mail erstellen lassen“.
Daraufhin wird der feststehende Text zusammen mit den Eingaben in den Feldern
in eine automatisch erstellte, neue Outlook-E-Mail kopiert.

In der E-Mail muss nur noch der Empfänger ausgewählt werden, ein Klick auf „Senden“
und die E-Mail wird an den Empfänger gesschickt.

In einem Inhaltsverzeichnis werden alle E-Mail-Vorlagen mit einem klickbaren Link aufgelistet.

Werden zusätzliche E-Mail-Vorlagen benötigt,

  • erstelle ich die Vorlagen mit dem feststehenden Text und den Eingabefeldern
  • die klickbaren Links füge ich ins Inhaltsverzeichnis ein.

Was muss die Mitarbeiterin noch tun?

Jede Mitarbeiterin hat das Inhaltsverzeichnis mit den E-Mail-Vorlagen auf ihrem PC.

Wird eine Vorlage benötigt,

  • klickt die Mitarbeiterin auf den entsprechenden Link im Inhaltsverzeichnis
  • die Vorlage mit dem vorgefertigten Text öffnet sich
  • Ergänzungen im Betreff, Namen, Datum und Uhrzeit eingeben
  • Senden-Knopf drücken

Das ist alles!

In diesem Video sehen Sie, wie aus den Vorlagen in kürzester Zeit eine
versandfertige E-Mail wird.

 

So ist eine Routine-Mail in 1- bis maximal 2-Minuten erledigt. Der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiterinnen ist gering, weil nur noch ein paar wenige Felder ausgefüllt werden müssen.

Mit der Einrichtung dieser automatisierten E-Mail-Vorlagen sparen Sie erheblich Zeit.
Die Textqualität und das Firmen-Image sind garantiert.

Das ist der richtige Schritt in die Zukunft.

Sie möchten so ein System in Ihrer Firma einführen?

Setzen Sie sich mit mir in Verbindung >>>klick<<< oder
rufen Sie einfach an: 07575 – 3198

Ich freue mich auf Sie – Sie können nur gewinnen!

0.00 avg. rating (0% score) - 0 votes