So erledigen Sie E-Mails automatisiert

Wie Sie mit automatisierten Text-Vorlagen
Zeit gewinnen

Vor einigen Tagen besuchte mich meine Freundin Tanja. Sie ist Sachbearbeiterin
in einer Firma mit 15 Büroangestellten.Tanja machte auf mich einen unzufriedenen,
gestressten Eindruck.

Kennst du das…?

Ich öffne morgens mein E-Mail-Postfach mit so etwa 10 neuen E-Mails. Sechs oder sieben
E-Mails kann ich routinemäßig beantworten, und die restlichen Mails muss ich nur in
Ordner verschieben.

Wie wurde früher die Post erledigt?

Erinnerst du dich noch, wie wir früher, vor dem E-Mail-Zeitalter die Post erledigten?
Die Eingangspost bekam der Chef und die Abteilungsleiterin auf den Schreibtisch.
Unser Chef bearbeitete die Briefe und diktierte direkt die Antwortbriefe.

Wie wird heute die Post erledigt?

Heute bekommen wir hauptsächlich E-Mails. Die echten Briefe auf Papier gibt es immer
seltener. Die E-Mails gehen jetzt direkt in die Postfächer dere einzelnen Mitarbeiter.

Der Chef überlässt den Mitarbeitern die Beantwortung einfacher Routine-E-Mails, wie Terminbestätigungen, Terminanfragen usw. Woher sollen wir Mitarbeiter nun wissen,
wie der Chef diese E-Mail-Texte formuliert haben möchte.

Die Mitarbeiter schreiben und beantworten E-Mails intuitiv, nach augenblicklichem Befinden,
mal mehr oder weniger freundlich. Jede formuliert anders. Unter Zeitdruck kommt es zu Rechtschreib- und Grammatikfehler und unzulänglicher Interpunktion. Das wirkt nach
außen nicht gut.

Mein Vorschlag zur Lösung des Problems

Ich kann Tanja sehr gut verstehen. In dieser Situation würde ich mich auch nicht wohlfühlen.
Ich schlage vor::

  • Sämtliche möglichen E-Mails sichten
  • wo nötig, neu formulieren und
  • die neuen Texte vom Chef prüfen lassen

 

 

Diesen Vorschlag soll Tanja ihrem Chef unterbreiten. Aus diesen neuen Texte werden
Standard-Texte für E-Mails gemacht. Diese Texte speichern wir als Vorlagen in einem
speziellen System.

Standard-E-Mails automatisieren

Um nach aussen ein einheitliches Erscheinungsbild abzugeben, dürfen die einmal erfassten
Texte später nicht verändert werden.

Die neuen Texte werden in ein vorbereitetes System gespeichert. Für jede Standard-E-Mail
gibt es eine eigene Vorlage. Die Vorlage wird mit aktuellen Daten ausgefüllt. Schon ist die
E-Mail zum versenden fertig.

Eine Routine-Mail wird jetzt in 1- bis maximal 2-Minuten erledigt. So reduziert sich der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiterinnen erheblich. Es müssen nur noch ein paar wenige
Felder ausgefüllt werden.

Mit der Einrichtung dieser automatisierten E-Mails sparen Sie erheblich Zeit.
Die Textqualität und das Firmen-Image sind garantiert.

Sie möchten so ein System in Ihrer Firma einführen?

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Hier finden Sie noch weitere Anregungen (klick)

 

 

 

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