E-Mails GoBD-konform archivieren

E-Mails fälschungssicher archivieren

E-Mails sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Immer mehr Geschäftsvorgänge wickeln wir per E-Mail ab. Oft sind es Anfragen, Angebote, Termine, Erinnerungen usw. E-Mails haben auch viele Vorteile. Wir können sofort auf Anfragen reagieren und erhalten schneller Aufträge. Was noch positiv an den E-Mails ist, wir müssen sie nicht sofort lesen und bearbeiten.

Geschäftliche E-Mails sind Papierdokumenten gleichgestellt. Wir müssen E-Mails genauso lange aufbewahren wie Papierdokumente. In den meisten Fällen 10 Jahre. Außerdem sind wir verpflichtet, die E-Mails revisions- und fälschungssicher über diesen Zeitraum zu archivieren.

Das ist absolut tabu

Was nicht anerkannt wird und drastische Nachzahlungen durch Zuschätzung auf Umsatz und Gewinn, Steuernachzahlungen, Meldung an Bußgeldstelle auslöst:

  • E-Mails ausdrucken und ablegen
  • E-Mails auf dem PC oder einer externen Festplatte speichern

Das gilt übrigens auch für alle digital, also mit dem PC erstellten Dokumente, auch für Rechnungen.

Was Sie brauchen, um den Vorschriften nachzukommen

Um GoBD-konform, also den gesetzlichen Vorschriften entsprechend zu archivieren, brauchen Sie eine Softwarelösung mit einer schriftlichen Verfahrensdokumentation.

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Das muss die Software auch noch können:

  • Jeder Arbeitsschritt an einem Dokument inkl. Löschen muss dokumentiert werden
  • Sie muss eine Versionierung beherrschen
  • Individuelle Benutzerzugänge und Benutzerrechte müssen zu vergeben sein
  • Aufbewahrungsfristen sollten von der Software beachtet werden
  • Die Scanschnittstelle muss direkt angebunden sein (kein Umweg übers Dateisystem)

Die gute Nachricht für Sie:

Es gibt eine Softwarelösung, die alle genannten Kriterien erfüllt. Sämtliche archivierten Daten bleiben auf Ihrem PC. Mit dieser Software  können Sie E-Mails, digitale Daten und Papierdokumente revisionssicher ablegen, qualifiziert verwalten und blitzschnell wiederfinden.

Gibt es Unterstützung?

Mit der Installation und Einrichtung bleiben Sie nicht allein. Ich unterstütze Sie dabei, damit Sie Ihre tägliche Arbeit schneller, eleganter und entspannter erledigen können.

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