Nachzahlungen ans Finanzamt drohen

Ohne digitale Archivierung drohen ab 2018 Nachzahlungen ans Finanzamt

Nachzahlungen

 

 

Betriebsprüfungs-Alarm – jetzt Vorsorge treffen!

Für geschäftliche E-Mails gelten seit 2007 die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papier-Dokumente. Ab 2018 sind die Grundsätze für die ordnungsgemäße, elektronische Archivierung verschärft worden. Die Finanzprüfern werden verstärkt prüfen, ob Sie die strengen Anforderungen erfüllen.

So verhindern Sie Nachzahlungen

Alle geschäftlichen E-Mails müssen digital und fälschungssicher archiviert werden. Alle per E-Mail eingehenden Rechnungen müssen auch fälschungssicher, digital archiviert werden. Das schreibt das Finanzamt zwingend vor.

Also, E-Mails und Rechnungen ausdrucken, ablegen und Original-E-Mail löschen hat garantiert erhebliche Umsatzsteuer-Nachforderungen zur Folge.

Wie Sie rechtssicher archivieren

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten.

  1. Bei sehr kleinen Firmen kann es ausreichen, alle E-Mails samt Ordner in einem Archiv zu speichern, und auf einem externen Datenträger zu sichern. Diese Handhabung ist ziemlich zeitaufwändig.
  2. Es gibt verschiedene Software-Anbieter, die diese Aufgabe automatisch und ohne Ihr spezielles Zutun zuverlässig, rechtlich abgesichert erledigen.
  3. Mit einem übergreifenden DMS (Daten-Management-System) werden alle Daten an einem Ort gelagert und archiviert.

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So nutzen Sie E-Mails effizient, langfristig und sicher

E-Mails gehören mit zu den wichtigsten Medien moderner Kommunikation. Es ist üblich, dass E-Mails in den Postfächern der Mitarbeiter gespeichert werden. Über viele Jahre hinweg wächst ständig die Wissenssammlung des Unternehmens. Wenn es gelingt, dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt das entscheidend zum Erfolg Ihres Unternehmens bei.

Die Herausforderung

Ihr E-Mail-System wurde nie für ein langjähriges Aufbewahren und Bereitstellen großer Datenmengen geschaffen. Deshalb ergeben sich in der Praxis verschiedene technische,
rechtliche und wirtschaftliche Probleme.

Wie funktioniert die automatische E-Mail-Archivierung?

Dem vorhandenen E-Mail-System wird ein E-Mail-Archiv als Ergänzung hinzugefügt. Für diese Archiv kann man über einen Administrator bestimmen, welche E-Mails zu welchem Zeitpunkt ins Archiv übertragen werden sollen. Ferner lässt sich festlegen, ob die E-Mails aus den Postfächern des E-Mail-Systems nach der Archivierung automatisch gelöscht werden sollen.

Das Archiv kann sehr große Datenmengen effizient verwalten. Alle Anwender bekommen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten E-Mails.

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Als Nebeneffekt – Sie steigern Ihre Produktivität

Durch eine besonders schnelle Volltextsuche haben alle Anwender schnell und komfortabel Zugriff auf die archivierten E-Mails. Lästiges „Suchen“ entfällt.

Eine Postfachbegrenzung beim E-Mail-System gehört ebenfalls der Vergangenheit an, weil das Datenvolumen durch die Archivierung niedrig gehalten wird.

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