Wie sie vorschriftsmäßig digital archivieren

Warum muss ich digital archivieren?

Jeder spricht von Datenschutz, Digitalisierung und digitaler Archivierung. Wir alle wollen, dass unsere persönlichen Daten geschützt werden. Außerdem wollen wir wissen was mit unseren sensiblen Daten geschieht. Um das alles umzusetzen, müssen grundlegende Umstellungen und Veränderungen eingeleitet werden. Das kostet Zeit und leider auch Geld.

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Was wird sich ändern?

Ab 25.05.2018 tritt die DSGVO EU-weit in Kraft. Damit aber noch nicht genug:
seit 01.01.2018 ist eine neue Vorschrift des Finanzministeriums rechtskräftig, nämlich
„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD genannt. Diesen Bestimmungen müssen alle Firmen, ob groß oder klein, nachkommen. Ein Ignorieren wird teuer. Wenn sie die Vorschriften missachten, müssen sie mit folgende Maßnahmen rechnen:

  • Zuschätzungen zum Umsatz
  • Zuschätzungen zum Gewinn
  • Steuernachzahlungen
  • Festsetzung von Nachzahlungszinsen
  • Meldung des Unternehmens an die Strafsachen- und Bußgeldstelle im Finanzamt

Aber soweit muss es gar nicht erst kommen.

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Wie kann ich mich schützen?

Ich empfehle ein „Dokumenten-Management-System“, kurz „DMS“ genannt. Dieses moderne Speichersystem eröffnet völlig neuartige Wege bei der Archivierung, Datensicherung und Datenwiederherstellung.

Übers Desktop, Smartphone und Tablet greifen sie in Sekundenschnelle auf alle Dokumente im Archiv zu. Außerdem haben sie Zugriff auf alle gängige Office- und E-Mail Anwendungen.

digital archivieren und von überall Zugriff auf Daten

 

Alle archivierten Dateien befinden sich bei ihnen auf ihrem PC, und nicht auf fremden Servern oder einfach manipulierbar auf dem File System.

 

 

Unternehmen beliebiger Größe und Branchen können mit einem „DMS“ Archiv alle digitalen Daten und Papier Dokumente revisionssicher ablegen, qualifiziert verwalten und blitzschnell wiederfinden. Mehr dazu?

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Es gibt eine ganze Menge Vorteile

  1. Wenn sie ein „DMS“ einsetzen sparen sie sehr viel Zeit und Geld beim Ablegen, Aufbewahren und Wiederfinden ihre Dokumente. Sie optimieren interne Prozesse. Unternehmensausgaben lassen sich damit senken.
  2. Sie haben einen perfekten Überblick über alle Unterlagen und Informationen, egal ob
    PDFs, Office Dateien, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine oder andere Dokumente.
  3. Das DMS-Archiv bietet Platz für alle ihre Dateien.
  4. Ist dieses „DMS“ einmal eingerichtet, erledigt sich die Archivierung buchstäblich per Knopfdruck.
  5. Mit einem „DMS“ können Sie ganz bequem alle Papierdokumente einscannen und elektronisch archivieren. So sind sie auf der sicheren Seite. Digitalisieren, zuordnen und sicher archivieren.
  6. Mit einem DMS gewinnen Sie Platz, weil kaum noch Papierdokumente archiviert werden müssen.
  7. Personalkosten lassen sich reduzieren, lästige Sucharbeit entfällt, ebenso der Zeitaufwand für kopieren, ausdrucken, ablegen.
  8. Ihre Rechnungen werden schneller vom Kunden bezahlt, weil eine per E-Mail zugestellte Rechnung um Tage schneller beim Kunden ist als auf dem Postweg.
  9. Ganz bequem können Sie auch von unterwegs auf Ihr „DMS“ zugreifen.

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